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採用担当者の日々の業務

応募者にとって採用担当者は何をしているのか気になりますよね。
応募はしたものの、なかなか返事が来ないってことあります。
採用担当者が普段どのような業務を行っているのかを知れば、少しは気持ちにゆとりもできてきます。

目次

書類選考

日々大小の転職エージェントから応募者の推薦書が届きます。
基本私が担当していたのは機械系のエンジニアで、エリアは東京23区内と神奈川、千葉、茨城でした。私が機械のエンジニアだったということもあり、応募書によっては全国対応です。
毎日たくさんのレジュメを見ますが、大きなポイントはいかに目を引くかということです。学生のE Sではないので、イラストや写真をふんだんに使うようなことがない中で、いかに目に留まるか。これは大きなポイントです。
いかに会って話を聞いてみたくなるかということが重要です。どのようなところがポイントになるか。詳細は前回までのブログ「レジュメ1、2」を参考にして欲しいのですが、まずは第一印象。つまり写真です。
写真の印象で職務経歴書をじっくり見てみようかどうかが決まります。
ですので写真が貼っていない履歴書はほぼ間違いなく書類選考は通りません。
よっぽど営業から「こんなスキルを持った応募者いない?」という話がなければ書類が通ることはありません。

書類選考の大変さ

書類選考の期間ですが、当時の会社ではその日のうちに回答するというルールでした。
つまり午前中に推薦があったら、その日のうちにエージェントに合否の連絡をすることになっていました。夕方、大体16時を過ぎたくらいからの推薦者については翌日の10時までには連絡をするようにという業務指示でした。
とは言っても、採用担当者が書類選考するのです。当然一次、二次場合によっては三次面接も実施します。
面接は担当しているエリアに出向くので、私の場合は東京、神奈川、千葉、茨城まで出向くことになります。
そのような中で書類選考して、結果を連絡するということは場合によっては時間的に不可能なことがあります。というより無理なことがとても多い。

面接の流れ

書類選考が通過して、面接になりますが、面接試験には基本的な流れというものがあります。
これまでに何度か転職をされている方は、どの会社の面接でも同じような流れがあるという印象を持っているのではないでしょうか?

例えば
自己紹介
転職理由について
志望動機
これまでの実績、スキル
逆質問(面接官への質問)

一般的な会社の流れは、上記のような感じです。
それぞれの詳細についてはネット情報に任せます。

ここでは実際に私が行っていたエンジニア派遣の会社での面接試験の流れについて書いていきます。

応募者の向い入れ

応募者が一次面接のために来社します。
応募者は受付の電話から、採用担当者に電話をかけます。
面接は営業拠点で行っていたので、その拠点の事務の方が対応してくれます。
ここで、あえてすぐには受付には出向きません。
それは忙しさをアピールということもありますし、応募者にとってはここで少し時間があると落ち着くこともできるということがあります。
落ち着いてもらった方がその方の本音を聞くこともできます。
実は電話を受けた人から、電話での応募者の様子を聞いています。
すでに面接が始まっているんです。
応募者のところへ行って、面接場所に案内をします。
この時初めて応募者とのご対面です。
履歴書に写真が貼ってある場合にはなんとなくの雰囲気はわかっていますが、ここで実物とご対面。第一印象の大きなポイントです。

そのポイントは
表情が明るいか?
必要な声の大きさで挨拶はできているか?
ビジネスマナーとしてしっかりできているか?
そのようなところを見ています。

面接場所への案内

面接は大概それほど大きくない打ち合わせスペースで行います。
その時の着席の仕方も見ています。
これまでごく数人いました。自分から着席する人
やはり
「どうぞお掛けください」
と言われてから着席するのがマナーです。
また、座る前に名刺を渡していました。
私が居た会社では名刺を渡していましたが、会社によっては渡さないこともあります。
そこはその会社のやり方ですね。
そして、お互いに着席をしてからちょっとした世間話をしますが、当然ながらこの時には既に採用面接官として対応しているので、その目で見ています。
簡単な世間話ができるかどうかというのは、そのままコミュニケーションが取れる人なのかどうかを確認しています。
ここで世間話ができないと、コミュニケーションでN Gという判断になります。

レジュメの預かりとアンケートの記入

既にエージェントからはレジュメはデータでいただいていますが、特に写真を貼っていないとか、修正がある時などはここで最新のレジュメをもらうこともあります。
採用側は、これまでのレジュメとどこがどう違うのかわかりませんので、本人に確認します。
ここでもポイントです。
相手がわかるように、どうして修正したのかきちんと説明できないと評価が下がります。

その次にアンケートを記入してもらっていました。
履歴書に書いてある項目についてはレ点をしてもらいますが、このアンケートにはこれまでの年収や希望年収、病気の既往歴や服用中の薬も書いてもらいます。
精神的な病気などの有無は採用には基本関係がありませんが、派遣という形態をとっている会社でしたので、メンタル面で不調があると派遣先でのトラブルにもなりますので、注意してその後の面接に臨むことになります。
服用中の薬についても同様です。
私が対応した人で、糖尿病の方がいて、服用している薬を調べたら相当強い薬で、月に何度か透析にいかなければならない状態でした。
やはり派遣という形態をとっているので、そこで業務に支障が出ても良くありませんし、そのことが理由の一つとして派遣に出ることができなければ、応募者にとっても入社してから不幸になりますので、採用は控えることになります。

会社説明

初めの頃はパワーポイントを印刷したもので説明していました。
しかしそれだと採用担当者ごとに説明がばらつくということもあり、少し経ってからは動画での説明になりました。
時間にして20分くらいです。この間席を外して、服用中の薬があればその薬について調べたり、他の採用担当者にレジュメを見てもらったりします。場合によっては他の採用担当者や上長に同席をしてもらうこともあります。
特に私が採用担当を行っていた会社はエンジニアの会社でした。私は機械系のエンジニアだったので、機械系のエンジニアの応募の時には同席をすることもありました。
ですので、誰か同席者が増えたという時にはその段階でだいぶ採用の可能性が高いということになります。

面接スタート

動画による会社説明が終わってから実際の面接になります。
その時の会社は自己紹介はやってもらいませんでした。
理由はレジュメを見ればわかるからです。
あえてまた自己紹介してもらわなくても良いという考えでした。
ここからこれまでの会社での業務内容や使用ツール、マネジメントの経験、退職の理由を一つ一つ聞いていきます。
その中で辻褄が合っていないとか、退職の理由が曖昧とか、しっかり説明できない、ネガティブな内容ばかりとなると不採用に寄っていきます。
あえて本人に説明してもらうのではなく、こちらから質問をするというのには、一つ一つ聞いて行って、その時の思いや考えを聞きながらの方が、本音を話してくれます。なのであえて本人には説明をさせないのです。本人が説明をすると、間違いなく準備をしてくるので綺麗なことしか言ってくれません。
これはそんなちょっとした採用担当者のテクニックです。

面接後の対応

実はここが面接試験では最大のポイントです。
大抵面接が終わると応募者はほっとします。
面接の場所から出る時、出た後からエレベーターまでの短い移動時間での会話、エレベーターを待っている時の会話、エレベーターのドアが閉まるまでの態度。
ここにその人の素が出ます。
面接担当者によってはここで評価が一気にN Gになることも多い。
最後までしっかりした対応ができないと、特に派遣の会社であればそのような態度が明暗を分けます。
しかも、エンジニアの会社です。
最後をしっかりやりきれない人に設計が出来るとは思えませんし、任せることは出来ません。
例えば、私が一番長く業務をしていたのは医用機器です。
特に血液の自動分析装置を開発していました。
交通事故で運ばれて大至急輸血をしなければならない時、血液検査はとてつもなく重要です。そのような機器を設計する人物が、最後の最後に自分も知らずに手を抜くような人物だったらどうですか?
誰だって、いつも沈着冷製な人物にその装置を設計してもらいたいと思いませんか?
私がそのような機器の設計を長年行ってきたからこそ、細かい部分まで見ていました。

まとめ

採用面接の流れ、特にエンジニアの派遣というニッチな会社の面接試験の流れについて書きました。
一般的な会社とは違う流れかもしれません。
しかし、そのような会社もあるということを知っておくことは悪いことではありません。

今はネットで調べればなんでもわかる時代です。
採用担当者も日々勉強しています。
転職は簡単ではありません。
その一つに避けられない面接試験があります。
面接は二次、三次とあることが普通です。
その面接によって採用側の見方も変わります。

よりマッチした企業へ転職ができるようお互い頑張っていきましょう。

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